Работа с электронными трудовыми книжками: памятка от ПФР

Пенсионный фонд разместил на своем сайте памятку, в которой подробно разъясняются особенности работы с электронным форматом трудовых книжек, его преимущества, а также новые обязанности работодателей. И для работников, и для работодателей даются ответы на вопросы, которые задают в связи с изменениями в ТК наиболее часто.

Электронные трудовые книжки дублироваться на бумажных носителях не будут. При этом ознакомиться с данными, которые в них вносятся, будет гораздо проще. Сделать это можно тремя способами:

• через портал «Госуслуги»;
• через мобильное приложение, которое разработано для смартфонов;
• на сайте Пенсионного фонда — в личном кабинете.

У работодателя — бывшего или настоящего — по последнему месту работы при необходимости можно запросить выписку в бумажном виде, также данные предоставят при обращении гражданина в управлении Пенсионного фонда или в МФЦ. Сведения предоставляются независимо от территориальной привязки к месту жительства или работы.

Преимущества цифрового кадрового учета

Новый учет сведений о трудовой деятельности населения обладает рядом преимуществ:

• обеспечивается повышение уровня сохранности данных, безопасности их использования;
• уменьшается риск внесения неточных сведений, ошибочной информации в документы;
• упрощается доступ к данным о трудовой деятельности для работников;
• информацию из электронной трудовой книжки удобно использовать для получения госуслуг;
• для работников упрощается дистанционное трудоустройство, становится возможным оформление пенсий по данным лицевого счета;
• снижаются затраты на ведение учета кадров работодателями — нет необходимости приобретать, вести и хранить бумажные трудовые книжки;
• для государственных органов и работодателей расширяются возможности аналитики сведений о трудовой деятельности населения.

Электронные трудовые книжки вводятся с 1-го января следующего, 2020, года. Для работников переход исключительно добровольный, работодатель не может заставить сотрудников предприятия отказаться от бумажных трудовых. Однако касается это только тех, кто уже работает, с 2021 года для тех, кто впервые устраивается на работу, трудовые книжки будут вестись только в цифровом формате.

Сотрудник, который хочет сохранить бумажную трудовую книжку, должен подать в течение 2020 года заявление работодателю. Тогда все сведения будут вноситься в обе трудовые — цифровую и бумажную. Если заявление работодателю не поступает, трудовая выдается на руки гражданину, а данные с 2021 года будут вноситься в электронном формате.

У работодателя появятся новые обязанности

При переходе на электронные трудовые книжки расширяются обязанности работодателей:

• сведения в Пенсионный фонд с 1-го января 2020 года необходимо подавать ежемесячно, так как они становятся основой для формирования цифровых трудовых;
• работодатель обязуется письменно проинформировать сотрудников предприятия об изменениях в Трудовом законодательстве, а также об их праве на сохранение трудовой книжки на бумажном носителе;
• при приеме на работу нового сотрудника, при увольнении сведения в ПФР работодатель обязан подать на следующий рабочий день после вступления в силу приказа о приеме на работу или увольнении.

Наиболее частые вопросы и актуальные ответы

В памятке собраны вопросы, которые встречаются чаще всего в связи с введением электронных трудовых книжек:

• сохранение бумажной трудовой;
• получение информации из электронных книжек;
• обеспечение сохранности данных;
• порядок предоставления информации работодателем в ПФР;
• предъявление электронной трудовой при устройстве на работу — данные предоставляются в виде бумажной распечатки или в электронном виде с цифровой подписью, и т.д.

Разъяснения коснулись состава данных в электронных трудовых, а он практически не отличается от информации, которая вносится в бумажную трудовую книжку, а также порядка заполнения трудовой при увольнении сотрудника. Работодатель при увольнении обязан выдать сведения либо в электронном виде, либо зафиксировать их на бумаге, если оставлена бумажная трудовая — фиксация данных производится в ней так же, как и раньше.

Новый формат обеспечивает легкий доступ работников к информации, упрощает учет кадров для работодателей.